Der Schreibtisch quillt über, die Rechnungen bleiben liegen, das Postfach wird zur Baustelle – und irgendwann stellst Du Dir die eine Frage: Stelle ich jemanden ein, oder buche ich mir Hilfe von außen? Für viele Selbstständige, Handwerksbetriebe und kleine Kanzleien in Freiburg, Lahr und der Ortenau ist das keine Bauchentscheidung, sondern eine Rechnung. Nur: Die Rechnung sieht auf den ersten Blick ganz anders aus als auf den zweiten.
In diesem Artikel schauen wir uns die virtuelle Assistenz Kosten im direkten Vergleich zur fest angestellten Bürokraft an – mit echten Marktzahlen, mit Lohnnebenkosten, mit Leerlauf und mit einem nachvollziehbaren Break-even. Wir sagen Dir ehrlich, ab wann sich die eigene Kraft wirklich lohnt und wann Auslagern schlicht günstiger und flexibler bleibt. In unseren Artikeln zu Backoffice auslagern und dazu, wann sich ein Telefonservice lohnt, hatten wir genau diesen Vergleich angekündigt – hier ist er.
Zwei Wege, ein Ziel – wer entlastet Dich wirklich günstiger?
Die Ausgangslage ist fast immer gleich: Es gibt mehr Büroarbeit, als Du selbst schaffst, aber noch nicht genug, um jemanden vernünftig auszulasten. Genau in diesem Zwischenbereich entscheidet sich, ob Du am Ende zu viel bezahlst oder klug investierst. Und in diesem Zwischenbereich landen die meisten kleinen Betriebe.
Grob hast Du zwei Wege. Der erste: Du stellst eine eigene Bürokraft oder eine Assistenz ein – Teilzeit oder Vollzeit, je nach Bedarf. Der zweite: Du buchst eine virtuelle Assistenz oder ein Sekretariatspaket und zahlst nur für das, was tatsächlich anfällt. Beide Wege führen zum selben Ziel, nämlich weniger Papierkram für Dich – aber die Kostenstruktur dahinter ist völlig unterschiedlich.
Der Kern des Ganzen ist ein Satz, den wir schon im Backoffice-Artikel geschrieben haben: Solange Du keine ganze Stelle dauerhaft auslasten kannst, ist Auslagern fast immer günstiger – und flexibler. Das klingt nach einer bequemen Verkaufsaussage, ist aber schlicht das Ergebnis der Rechnung. Denn eine feste Kraft kostet auch dann Geld, wenn gerade nichts zu tun ist. Eine gebuchte Assistenz nicht. Genau deshalb lohnt sich der Blick auf die vollständigen Zahlen – und den machen wir jetzt Schritt für Schritt.
Was virtuelle Assistenz und eigene Bürokraft konkret bedeuten
Bevor wir rechnen, sortieren wir die Begriffe, denn sie werden gern durcheinandergeworfen.
Unterschied virtuelle Assistenz und klassisches Sekretariat
Eine virtuelle Assistenz (VA) arbeitet in der Regel freiberuflich und remote. Du buchst sie stundenweise oder über ein festes Monatspaket und sie erledigt Aufgaben wie Kalenderpflege, E-Mail-Triage, Rechnungsversand, Social Media oder Onboarding – von ihrem eigenen Arbeitsplatz aus. Es ist eine einzelne selbstständige Person, mit der Du direkt Vertrag machst.
Eine eigene Bürokraft oder eine Assistenz der Geschäftsführung ist dagegen fest bei Dir angestellt – Voll- oder Teilzeit, mit Arbeitsvertrag, Sozialabgaben, Urlaubsanspruch und einem Platz in Deinem Büro. Sie ist in Dein Team integriert und kann Aufgaben übernehmen, die Nähe und Präsenz erfordern.
Und dann gibt es noch einen dritten Weg, den man leicht übersieht: einen Sekretariatsdienstleister wie office & phone. Der Unterschied zur einzelnen VA ist, dass Du hier kein Personenrisiko trägst. Fällt jemand aus, springt das Team ein. Es gibt keine Scheinselbstständigkeitsdebatte, feste Ansprechpartner und ein Sekretariat & Backoffice als Paket statt als Einzelperson. Für viele kleine Betriebe ist das der pragmatische Mittelweg zwischen "selbst einstellen" und "an eine einzelne Freiberuflerin binden".
Was eine eigene Kraft wirklich kostet – die vollständige Rechnung
Das Bruttogehalt ist nur der Anfang. Fangen wir trotzdem dort an, mit ehrlichen Marktzahlen.
Was verdient eine Bürokraft, Sekretärin oder Assistenz der Geschäftsführung?
Eine Bürokraft in Teilzeit mit 20 Wochenstunden liegt im Schnitt bei rund 1.381 € brutto, bei 30 Stunden bei etwa 2.071 €. Eine Sekretärin in Vollzeit kommt laut Umfrage auf durchschnittlich rund 2.400 € brutto im Monat, das Jahresgehalt liegt bei etwa 42.096 €. Deutlich teurer wird es bei der Assistenz der Geschäftsführung: Median rund 3.920 € brutto im Monat, im Schnitt etwa 49.508 € im Jahr.
Was kostet ein Angestellter wirklich – Lohnnebenkosten und mehr
Jetzt kommt der Teil, der oft unterschätzt wird. Die reinen Lohnnebenkosten des Arbeitgebers liegen 2026 typischerweise bei 21 bis 25 Prozent des Bruttolohns – bei 4.500 € Brutto sind das rund 1.100 € im Monat obendrauf. Aber Lohnnebenkosten sind nicht alles. Rechnet man Personalzusatzkosten im weiteren Sinne dazu – Arbeitsplatz, Software, Recruiting, Einarbeitung – landet man je nach Branche schnell bei 50 Prozent und mehr. In unserem eigenen Kostenrechner rechnen wir mit rund 56 % Personalzusatzkosten auf das Bruttogehalt.
Der stille Kostenblock: Leerlauf
Und dann ist da noch der Faktor, der auf keiner Gehaltsabrechnung steht: Von den rund 168 bezahlten Stunden im Monat sind etwa 30 % gar nicht als Leistung nutzbar – Urlaub, Krankheit, Feiertage, Pausen. Du bezahlst sie trotzdem. Diese Leerlaufquote ist der Grund, warum die Rechnung am Ende so aussieht, wie sie aussieht.
Was virtuelle Assistenz kostet – Stundensatz, Pakete, Umrechnung
Bei der virtuellen Assistenz zahlst Du keinen Leerlauf und keine Nebenkosten – dafür einen höheren Stundensatz. Das ist der entscheidende Unterschied, und er ist völlig logisch.
Wie viel kostet eine virtuelle Assistenz pro Stunde?
Die Spanne ist groß. Einsteigerinnen bewegen sich bei rund 25–30 € pro Stunde, für typische Backoffice-Aufgaben sind 25–45 € üblich. Selbstständige VAs verlangen insgesamt meist zwischen 25 € und 90 € pro Stunde, je nach Spezialisierung und Erfahrung. Spezialisierte, projektbezogene Einzel-VAs liegen im Schnitt bei rund 70–80 € pro Stunde – klingt viel, ist aber nachvollziehbar, weil davon auch Kranken- und Sozialversicherung bezahlt werden müssen.
Virtuelle Assistenz Paket-Preise monatlich
Statt Einzelstunden buchen viele lieber ein festes Retainer- oder virtuelle Assistenz Paket. Typische Größenordnungen am Markt:
- Basic: ca. 800 €/Monat für bis zu 10 Stunden (rund 80 €/h effektiv)
- Standard: ca. 1.800 €/Monat für bis zu 25 Stunden (rund 72 €/h)
- Premium: ca. 3.500 €/Monat für bis zu 45 Stunden plus Priority Response (rund 78 €/h)
Warum freiberufliche Assistenz keine Lohnnebenkosten verursacht
Bei freiberuflicher Assistenz entfallen für Dich als Auftraggeber Lohnnebenkosten, Urlaubs- und Krankheitsansprüche sowie Arbeitsplatzkosten – die trägt die selbstständige Person selbst. Ein wichtiger Haken: Achte auf Scheinselbstständigkeit. Wer eine VA wie einen Angestellten weisungsgebunden und exklusiv beschäftigt, riskiert Nachzahlungen und Strafen. Ein Dienstleisterpaket umgeht dieses Risiko von vornherein, weil Du mit einem Unternehmen und nicht mit einer Einzelperson zusammenarbeitest.
Der ehrliche Kostenvergleich: Break-even mit echten Zahlen
Jetzt rechnen wir es sauber durch – mit den Werten aus unserem eigenen Kostenrechner, damit nichts geschönt ist.
Was kostet die eigene Kraft je genutzter Stunde?
Nehmen wir eine Kraft mit 3.000 € Bruttogehalt und einem echten Bedarf von 60 Stunden im Monat. Mit rund 56 % Personalzusatzkosten entstehen daraus monatliche Fixkosten von 4.680 €. Von den 168 bezahlten Stunden bleiben nach Abzug der 30 % Leerlauf nur etwa 118 Stunden effektiv nutzbar, rund 50 Stunden sind reiner Leerlauf. Teilst Du die 4.680 € durch die tatsächlich genutzten Stunden, landest Du bei rund 78 € je genutzter Stunde. Das ist der Wert, den viele nicht auf dem Schirm haben – und er liegt mitten im Bereich der teureren VA-Stundensätze.
Break-even virtuelle Assistenz berechnen
Der entscheidende Unterschied: Bei der VA oder dem Paket bezahlst Du nur gebuchte Stunden. Bei 60 Stunden Bedarf und einem Backoffice-Satz von, sagen wir, 40 €/h zahlst Du 2.400 € – deutlich weniger als die 4.680 € Fixkosten der eigenen Kraft, obwohl Du dieselbe Arbeit erledigt bekommst. Der Break-even kippt erst, wenn die eigene Stelle voll ausgelastet ist. Grob gerechnet: Erst wenn Du die 118 nutzbaren Stunden im Monat wirklich brauchst, sinken die Kosten pro Stunde der Festanstellung so weit, dass sie mit dem VA-Satz konkurrieren können.
Die Faustformel lautet also: Solange Du keine volle Stelle dauerhaft auslasten kannst, gewinnt die ausgelagerte Variante. Nicht, weil sie "besser" ist, sondern weil Du keinen Leerlauf mitbezahlst.
Wann sich die eigene Kraft wirklich lohnt – ehrliche Ausnahmen
Wir verkaufen hier kein Auslagern um jeden Preis. Es gibt klare Situationen, in denen die eigene Bürokraft die richtige Wahl ist – und die sollst Du kennen.
Wann lohnt sich eine eigene Bürokraft?
Der wichtigste Fall ist konstant hohes, planbares Arbeitsvolumen. Wenn Du dauerhaft eine volle oder gut ausgelastete Teilzeitstelle beschäftigen kannst, sinken die Kosten je genutzter Stunde deutlich – und der Aufschlag der externen Variante rechnet sich irgendwann nicht mehr. Wer 30, 35, 40 Stunden echten Bedarf pro Woche hat, sollte über Festanstellung nachdenken.
Der zweite Fall ist physische Präsenz. Ein Empfang, der besetzt sein muss, Publikumsverkehr, Ware, die angenommen wird, ein Praxistresen – das lässt sich remote nicht abbilden. Auch hohe Vertraulichkeit auf Geschäftsführungsebene und enge Teamintegration sprechen für die eigene Kraft. Eine Assistenz der Geschäftsführung, die tief in strategische Themen eingebunden ist, täglich mit sensiblen Informationen arbeitet und Teil der Führungsrunde ist, lässt sich schwer outsourcen – auch wenn sie mit 3.000 bis 5.000 € im Monat, in der Führungsassistenz sogar 6.500 bis 7.500 €, deutlich teurer ist.
Kurz gesagt: Nähe, Präsenz und Vollauslastung sind die drei Argumente für die eigene Stelle. Fehlt eines davon – vor allem die Auslastung – kippt die Rechnung schnell wieder Richtung VA oder Paket. Und für viele Ein-Personen-Unternehmen und kleine KMU, über deren Unterschiede wir im Artikel zu EKU vs. KMU geschrieben haben, ist genau diese Vollauslastung der Knackpunkt.
Fazit
Der ehrliche Kostenvergleich läuft auf eine einzige Frage hinaus: Kannst Du eine volle Stelle dauerhaft auslasten? Wenn ja – und wenn Präsenz, Vertraulichkeit oder Teamnähe wichtig sind – dann lohnt sich die eigene Bürokraft trotz Lohnnebenkosten und Leerlaufquote. Wenn nein, bezahlst Du bei der Festanstellung schnell rund 78 € je tatsächlich genutzter Stunde, während Du bei virtueller Assistenz oder einem Paket nur das zahlst, was wirklich anfällt. Die Zahlen sind nicht schön geredet, sondern gerechnet – und sie zeigen, dass Auslagern für die meisten kleinen Betriebe in Freiburg, Lahr und der Ortenau der wirtschaftlichere Weg ist, solange die Vollauslastung fehlt. Rechne Deinen eigenen Fall mit Deinen echten Stunden durch, dann triffst Du keine Bauchentscheidung, sondern eine belastbare.
