Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

office & phone Büromanagement GmbH
Engelbergerstraße 19, 79106 Freiburg im Breisgau
Geschäftsführerinnen: Evelyn Paul, Denise Paul
Telefon: +49 (0) 761 76 75 60
E-Mail: kontakt@office-phone.de

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Du erreichst ihn unter:

Jörg M. Leuchtner, Rechtsanwalt
Freiburger Datenschutzgesellschaft mbH
Luisenstraße 5, 79098 Freiburg im Breisgau
Telefon: +49 (0) 761 21716550
Telefax: +49 (0) 761 21716551
E-Mail: info@freiburger-datenschutzgesellschaft.de
Web: www.freiburger-datenschutzgesellschaft.de

3. Grundsätzliches zum Datenschutz

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist (Art. 6 DSGVO) oder wenn Du eingewilligt hast. Die Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir wofür erheben und wie Du Deine Rechte ausüben kannst.

4. Hosting

Diese Website wird gehostet bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf (Marke „KAS-Server“). Wenn Du diese Website besuchst, verarbeitet unser Hoster automatisch Daten in Server-Logfiles (siehe Abschnitt 5).

Mit dem Hoster besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Daten in sogenannten Server-Logfiles gespeichert, die Dein Browser übermittelt. Dies sind:

• IP-Adresse (gekürzt, soweit technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und HTTP-Statuscode
• Übertragene Datenmenge
• Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren Betrieb der Website). Speicherdauer: maximal 14 Tage, danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

6. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Du uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von Dir übermittelten Daten (Name, E-Mail, optional Telefon, Unternehmen, Thema, Nachricht) zur Bearbeitung Deiner Anfrage. Die Bestätigung der Datenschutzhinweise (Pflicht-Checkbox) ist Voraussetzung für den Versand. Zum Schutz vor automatisierten Spam-Anfragen setzen wir ein verstecktes Honeypot-Feld ein, das keine personenbezogenen Daten erhebt.

Die Daten werden über unseren Webserver per PHP-Skript (Funktion mail()) verarbeitet und an unser E-Mail-Postfach (kontakt@office-phone.de) weitergeleitet. Es kommt kein externer Dienstleister (z. B. CRM- oder Newsletter-Anbieter) zum Einsatz; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Beantwortung Deiner Anfrage). Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung; bei Vertragsabschluss gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 6 bis 10 Jahre).

7. Cookies und Einwilligung (Cookie-Banner)

Technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (z.B. Speicherung Deiner Cookie-Entscheidung), setzen wir ohne Deine Einwilligung auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Cookies kannst Du nicht abwählen.

Für alle optionalen, einwilligungspflichtigen Cookies und Dienste (insbesondere Statistik/Analyse) nutzen wir ein Opt-in-Cookie-Banner. Beim ersten Aufruf der Website sind diese Kategorien standardmäßig deaktiviert (Statistik = AUS). Es werden erst dann Analyse-Cookies gesetzt oder Daten an Dritte übermittelt, nachdem Du im Banner ausdrücklich und granular je Kategorie eingewilligt hast. Solange Du nicht einwilligst, findet keine Webanalyse statt.

Rechtsgrundlage für einwilligungspflichtige Cookies ist Deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Du kannst Deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer jeder Seite. Der Widerruf ist so einfach wie die Erteilung der Einwilligung.

8. Webanalyse mit Google Analytics 4

Diese Website nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; „Google“). Google Analytics 4 wird ausschließlich nach Deiner ausdrücklichen Einwilligung über das Cookie-Banner geladen. Ohne Einwilligung werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Daten an Google übermittelt.

Wir setzen den Google Consent Mode v2 ein: Der Status analytics_storage ist standardmäßig auf „denied“ gesetzt und wird erst nach Deiner Einwilligung auf „granted“ geändert. Erst dann verwendet Google Analytics Cookies, um Informationen über Deine Nutzung dieser Website zu erfassen (z.B. besuchte Seiten, Verweildauer, Geräte- und Browser-Informationen). Die IP-Adresse wird in Google Analytics 4 standardmäßig gekürzt verarbeitet; eine Speicherung der vollständigen IP-Adresse findet nicht statt.

Google Analytics 4 setzt nach Einwilligung folgende Cookies:

• _ga — unterscheidet Besucher; Laufzeit: 2 Jahre
• _ga_<Container-ID> — hält den Sitzungsstatus; Laufzeit: 2 Jahre

Eine Übertragung von Daten an Google-Server in den USA kann erfolgen. Rechtsgrundlage für den Drittlandtransfer ist die Zertifizierung von Google LLC unter dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) sowie ergänzend die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Du kannst Deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen. Zusätzlich kannst Du die Erfassung durch Google Analytics über das Browser-Add-on deaktivieren: tools.google.com/dlpage/gaoptout.

9. Soziale Medien — Verlinkungen

Auf unserer Website findest Du Verlinkungen zu unseren Profilen bei LinkedIn, Instagram, Facebook und YouTube. Diese Links sind als reine Hyperlinks ausgeführt — es werden keine Daten an die Plattformen übermittelt, solange Du nicht aktiv klickst.

Sobald Du auf einen Social-Media-Link klickst und die jeweilige Plattform besuchst, gelten deren Datenschutzbestimmungen.

10. Bewerbungen

Wenn Du Dich bei uns bewirbst, verarbeiten wir Deine personenbezogenen Daten (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Kontaktdaten) zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage: § 26 BDSG (Beschäftigungsverhältnis). Wenn keine Einstellung erfolgt, löschen wir die Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach Verfahrensende, sofern Du keiner längeren Speicherung zustimmst.

11. Deine Rechte als betroffene Person

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Dich betreffenden Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unzutreffender Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) nicht mehr erforderlicher Daten
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — der Widerruf gilt für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), z.B. dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart

Zur Ausübung Deiner Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wende Dich an uns unter kontakt@office-phone.de oder an unseren externen Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe Abschnitt 2).

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Deine Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Übertragung dieser Website erfolgt über eine TLS-verschlüsselte Verbindung (HTTPS). Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden im Rahmen unseres Qualitätsmanagementsystems (DIN EN ISO 9001:2015) regelmäßig überprüft und an aktuelle Bedrohungslagen angepasst.

13. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überarbeitet. Bitte schau gelegentlich vorbei. Wesentliche Änderungen kennzeichnen wir oben mit dem aktualisierten Datum.